FATTURA ELETTRONICA

EVOLUZIONE STRAORDINARIA

Che cos’è la fattura elettronica ?

La fatturazione elettronica è il nuovo sistema di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture in forma digitalizzata (XML) da e verso il Sistema di Interscambio (SdI/EDI).

Grazie ad Evolution, la gestione dell'intero ciclo di fatturazione non è mai stata più semplice:

Senza costi aggiuntivi

Oltre a quello di una regolare licenza (che darà accesso a tutte le funzionalità del gestionale, non solo a quelle di fatturazione), ed eventualmente di una casella PEC secondaria e SPID dell'amministratore.

Nessun limite di invio

Crea le tue fatture come hai sempre fatto. Evolution le registrerà automaticamente in Prima Nota, scaricherà il magazzino, e ti permetterà di inviare la fattura mediante PEC con un solo click!

Integrazione completa

Evolution ti informa mediante notifiche in tempo reale alla ricezione di fatture di acquisto e di messaggi dall'SdI. Con un semplice click sulle stesse sarà possibile gestire l'intero ciclo passivo (scarico, registrazione in Prima Nota e carico del magazzino).

Conservazione gratuita

(Fornita dall'AdE)

È necessario un solo click per aderire al servizio gratuito messo a disposizione dell'Agenzia delle Entrate, che garantisce la conservazione a norma delle fatture, per la durata minima di 10 anni.

7.1. I cedenti/prestatori e i cessionari/committenti residenti, stabiliti o identificati in Italia possono conservare elettronicamente, ai sensi del decreto [...] le fatture elettroniche e le note di variazione trasmesse e ricevute attraverso il SdI, utilizzando il servizio gratuito messo a disposizione dall’Agenzia delle entrate, conforme alle disposizioni del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013.

[Fonte]

Perché fatturare per mezzo PEC?

La comunicazione attraverso PEC è uno dei quattro metodi concepiti dall'Agenzia per la comunicazione da e verso il Sistema di Interscambio. Essa offre:

Sicurezza rigorosa

Il servizio PEC utilizza esclusivamente canali di comunicazione sicuri, garantiti dai più elevati standard crittografici. Tutte le fatture e i rispettivi messaggi di ritorno vengono firmati digitalmente, garantendo l’integrità e l’inalterabilità dei contenuti. Inoltre, permette la comunicazione diretta e completamente gratuita con il Sistema di Interscambio senza transitare per mezzo di terzi.

Validità legale

La PEC ha esattamente lo stesso valore legale di una raccomandata AR e le ricevute possono essere utilizzate come prova dell'invio, della ricezione e del contenuto del messaggio inviato, anche in caso di contenzioso.

Massima affidabilità

Grazie alla sua natura, basata sul modello comprovato della posta elettronica, la PEC garantisce alta disponibilità (HA), prestazioni pressoché costanti indipendentemente dal numero di messaggi che vi transitano, elevata capacità (una casella basilare con 1GB di spazio è sufficiente a contenere decine di migliaia di fatture, prima di dover essere svuotata) e un accesso universale utilizzando protocolli standardizzati.

Proprio grazie a quest'ultima caratteristica, Evolution è in grado di connettersi automaticamente ed effettuare tutte le operazioni di invio e ricezione in maniera totalmente trasparente all'utente, effettivamente eliminando la necessità di presidiare la casella.

Caselle multiple

Sebbene ogni azienda sia obbligata ad avere una casella per la ricezione dei messaggi istituzionali, è possibile registrare molteplici caselle secondarie ad un costo tipicamente irrisorio. Proprio in virtù di questo fatto, è consigliabile attivare e dedicare una seconda casella PEC esclusivamente alle finalità di fatturazione, in modo da evitare sovrapposizioni delle fatture con messaggi ben più importanti destinati alla casella principale.

Come adeguarsi?

Occorre innanzitutto effettuare questi primi quattro passi:

1. Registrazione su Iva & Servizi

E` possibile registrarsi sul portale Iva & Servizi utilizzando una tra molteplici modalità: SPID (a titolo personale dell'amministratore), CNS o utente e password. Si raccomanda di utilizzare la prima dal momento che, una volta impostata, garantisce il miglior rapporto tra sicurezza e semplicità di utilizzo.

Per ulteriori informazioni sull'accesso al portale, si faccia riferimento al webinar di Novembre

2. Attivazione PEC dedicata

Una volta richiesta e attivata una casella PEC secondaria (si consiglia di NON usare quella principale depositata in Camera di Commercio, per i motivi illustrati sopra), è sufficiente registrarla nella propria area riservata all'interno del portale Iva & Servizi facendo click sul pulsante Registrazione dell'indirizzo telematico dove ricevere tutte le fatture elettroniche, nel riquadro Fatturazione elettronica.

Vedi il procedimento passo dopo passo nel webinar di Novembre, al punto 4:00.

3. Adesione alla conservazione

Una volta acceduti alla propria area riservata nel portale Iva & Servizi, è sufficiente fare click sul pulsante Fatturazione elettronica, nel riquadro omonimo, dunque Accedi alla sezione conservazione nel riquadro Conservazione.

Spuntare entrambe le caselle dopo aver preso visione della relativa documentazione, dunque fare click su Invia.

Vedi come abilitare la conservazione passo dopo passo al minuto 5:45 del webinar di Novembre.
4. Richiesta del proprio QR-Code

Per concludere la fase di adeguamento, è consigliabile ottenere il proprio QR-code (contenente i dati dell'azienda) dal medesimo portale, come viene illustrato nel webinar.

Con esso sarà possibile impostare l'app mobile (disponibile prossimamente), affinché possa generare un biglietto da visita visualizzabile direttamente sullo schermo dello smartphone (o addirittura dello smartwatch), scansionabile da altri utenti dell'app stessa o, in generale, da chiunque sia in possesso di uno scanner compatibile, al fine di trasmettere in maniera precisa ed istantanea i propri dati di fatturazione elettronica.

Come impostare Evolution?

Una volta adeguata l'azienda, si può procedere in Evolution:

1. Aggiornamento

È indispensabile per prima cosa aggiornare il programma Evolution alla versione 4.1.0.249 (o successiva), usando la funzione Servizi » Aggiornamenti.

2. Connessione alla PEC

Sarà sufficiente inserire i parametri di connessione SMTP/S e IMAP/S alla casella in Evolution, facendo click su ? » Informazioni su Evolution » SdI

Per istruzioni passo passo, fare riferimento al punto 10:30 del webinar di Novembre.

3. Creazione e invio fatture

Il procedimento per la creazione di una fattura elettronica è identico a quello utilizzato per le vecchie fatture cartacee, ovvero inserendo un nuovo documento di tipo fattura nella finestra Vendite » Documenti accompagnatori.

Quando si vorrà inviarla, sarà sufficiente fare click sul pulsante Invia documento ().

4. Ricezione fatture di acquisto e messaggi dal SdI

Non appena una fattura di vendita sarà stata approvata o respinta dal SdI, si riceverà una notifica in tempo reale direttamente sulla postazione di lavoro, anche se Evolution fosse chiuso, e senza dover presidiare la casella PEC. Nel caso in cui il PC fosse spento o comunque disconnesso dalla rete, la notifica sarà mostrata alla successiva riconnessione.

Con un semplice click sul messaggio che compare generalmente sopra la traybar (orologio di Windows), sarà possibile ispezionare le fatture e i messaggi di approvazione o scarto ricevuti, consultare la relativa documentazione in forma leggibile, e infine completarne la registrazione negli archivi del gestionale.

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5 Novembre, 2018


Fatturazione Elettronica

Nel webinar vengono illustrate le fasi necessarie per adeguarsi alla nuova fatturazione elettronica.

Spiegheremo quindi:

  • Come si adegua l'azienda, registrandosi nel portale Iva & Servizi messo a disposizione dall'Agenzia delle Entrate.
  • Come si configurerà Evolution
  • Come si usa Evolution per creare, testare, inviare fatture, e ricevere i messaggi di risposta.

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