Nella scheda Intestatario e Intestatario II (menu ? -> Informazioni su Evolution) compila correttamente la ragione sociale della tua azienda. I dati presenti in questa finestra compariranno nelle stampe fiscali del programma.
Dopo aver inserito i dati della tua azienda potrai scegliere se attivare la licenza inserendo i codici del prodotto acquistato o utilizzare Evolution come dimostrativo.
Nella scheda SDI (menu ? -> Informazioni su Evolution) per poter inviare le fatture elettroniche direttamente da Evolution è necessario configurare nella finestra i parametri della propria casella PEC. Se hai scelto questa stessa pec, come modalità di ricezione delle fatture elettroniche, nel portale Fatture e Corrispettivi Evolution scaricherà tutte le fatture di acquisto presenti nella cartella Posta in arrivo della webmail.
Se nella scheda SDI attivi la modalità Webservice il programma salverà tutte le fatture elettroniche in una cartella scelta da te per poi essere spedite tramite un software di terze parti, anche le fatture di acquisto potranno essere importate manualmente all'interno del programma da Vendite -> Invio Ricezione Documenti -> scheda Utility.
Nella versione demo di Evolution non è possibile inviare fatture al Sistema di interscambio.
La conservazione delle fatture elettroniche non è un servizio incluso in Evolution in quanto l'Agenzia delle Entrate offre tale servizio gratuitamente, garantendo la conservazione a norma di legge.
Entra nella finestra Configurazione report (Servizi -> Configurazione report) ed imposta il tuo logo.
In Evolution troverai moltissime stampe per ogni tipo di documento già pronte all'uso. Nel caso tu voglia personalizzare i tuoi documenti lo potrai fare attraverso il facilissimo designer collegato ad ogni report tramite il pulsante Modifica (Tavolozza die colori).
L'anagrafica degli articoli è necessaria se desidera gestire il magazzino, stampare l'inventario, creare documenti di vendita e ordini fornitori. Se dispone di listini fornitori o di un precedente database articoli sarà possibile importare i dati premendo il pulsante Importa, presente nella funzione Articoli, i file accettati sono i seguenti: XLS, XLSX, DOCX, ODS, ODT, DBF, XML, TXT, CSV, HTML, XMLDOC, MDB. Per caricare le giacenze ed eventuali lotti/numeri di serie utilizzi la funzione Carico\scarico merci.
Le anagrafiche Clienti e Fornitori sono necessarie per emettere documenti di vendita o per eseguire registrazioni manuali in Prima Nota. Se disponi di un database clienti e/o fornitori sarà possibile importare i dati premendo il pulsante Importa, presente sia nella funzione Clienti che in quella Fornitori, i file accettati sono i seguenti: XLS, XLSX, DOCX, ODS, ODT, DBF, XML, TXT, CSV, HTML, XMLDOC, MDB.
Nell'anagrafica inserisci i tuoi istituti di credito, completi di IBAN, mentre quelli dei tuoi clienti/fornitori dovranno riportare solo ABI e CAB. Nell'anagrafica dei clienti che pagano con bonifico associa la tua banca mentre nei clienti che pagano con riba associa la loro banca.
L'anagrafica Agenti è necessaria per gestire le provvigioni agente.
Nell'anagrafica Pagamenti sono già presenti le forme di pagamento più comuni. Le forme di pagamento vanno associate alle anagrafiche clienti e fornitori per gestire gli automatismi legati alle scadenze e gestite nella funzione Scadenzario.
Nell'anagrafica Aliquote IVA sono già presenti le aliquote d'uso più comuni.
Non eliminare o modificare le aliquote già inserite in quanto sono legate a degli automatismi del programma.
Per chi utilizza il registratore di cassa: l'ordine delle aliquote iva rispecchia l'ordine dei reparti, quindi ad esempio l'aliquota numero 1 è associata al reparto numero 1.
L'anagrafica Spedizioni è necessaria per chi utlizza i vettori. Il vettore può essere associato all'anagrafica del cliente o richiamato durante la compilazione del documento di vendita.
Nell'anagrafica Aspetto merce sono già presenti gli aspetti esteriori più comuni. L'aspetto merci può essere associato agli articoli o essere selezionato durante la compilazione del documento di vendita.
Nell'anagrafica Causali contabili sono già presenti le causali d'uso più comuni.
Non eliminare o modificare le causali già inserite in quanto sono legate a degli automatismi del programma.
Per creare le causali contabili è necessario richiamare i sottoconti già presenti nel Piano dei conti.
Nell'anagrafica Piano dei conti è presente il piano dei conti della IV Direttiva CEE.
Non eliminare o modificare i conti già inseriti ma inserisci solo i nuovi sottoconti ( 6 cifre) che utilizzerai nella registrazioni di Prima Nota, Causali contabili, Articoli, Fornitori, Spese bancarie e Spese su fatture.
L'anagrafica Categorie merceologiche serve per suddividere i propri articoli in categorie. L'operazione può risultare utile per stampare listini o aggiornare i prezzi degli articoli mentre è necessaria se utilizza la funzione E-commerce di Evolution.
L'anagrafica Rubrica contiene tutti i numeri memorizzati nelle anagrafiche Clienti, Fornitori, Banche, Agenti e Spedizioni. E' possibile aggiungere altri numeri slegati dalle anagrafiche.
Tutti i documenti di vendita (fatture immediate, preventivi, ddt, ordini clienti, note accredito, scontrini a credito, ecc.) vanno creati nella funzione Documenti accompagnatori (Vendite -> Documenti Accompagnatori).
Le fattura differite vengono generate dalla funzione Fatture differite (Vendite -> Fatture differite). Per poterle emettere è necessario creare i ddt dalla funzione Documenti accompagnatori con causale di trasporto Vendita. Se desideri raggruppare i ddt in un'unica fattura è necessario mettere il flag su Rag. Ddt nell'anagrafica di ogni cliente.
Gli scontrini invece vanno creati dalla funzione Reg. Cassa (Vendite -> Reg.Cassa). Una volta salvati saranno visibili nelle funzione Documenti accompagnatori. La registrazione dei corrispettivi va fatta manualmente nella funzione Prima Nota.
Le fatture di vendita, una volta salvate, vengono automaticamente registrate nella funzione Prima Nota. Le scadenze dei documenti compariranno nella funzione Scadenzario. Se la forma di pagamento prevede le riba i documenti compariranno nella funzione Gestione effetti e saranno pronti per la generazione del flusso riba da trasmettere alla banca.
Configurando il tuo account di posta elettronica e/o PEC, da Servizi -> Impostazioni e-mail, sarà possibile inviare DDT, ordini e preventivi e fatture come copie di cortesia e gli ordini fornitori direttamente da Evolution utilizzando il pulsante Manda e-mail. Per salvare le mail inviate premi il pulsante Preferenze, presente nella funzione Impostazioni E-mail, ed abilita Salva e-mail spedite su database.
Evolution permette una completa gestione della Prima Nota con la possibilità di inserire ogni tipo di registrazione contabile: reverse charge, UE ed extra UE.
La contabilizzazione delle fatture di vendita verrà fatta automaticamente.
Le registrazioni degli incassi e dei pagamenti vengono automaticamente create mettendo pagate le scadenze nella funzione Scadenzario o direttamente dalla scheda Scadenze presente in ogni singola registrazione.
Moltissime le stampe disponibili: registri IVA con relativa liquidazione,IVa annuale, libro giornale, brogliaccio contabile, vari tipi di bilancio, libro degli inventari, etc.